Beurs voorbereiden: een checklist voor exposanten in zes maanden
Wat je zes maanden, drie maanden, zes weken en een week voor een beurs regelt — met tijdlijn, takentabel en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Bijgewerkt op 30 september 2026
De meeste beursproblemen worden maanden voor de opening beslist. De stand die te laat komt, de collega zonder exposantenbadge, de belangrijke klant wiens agenda al vol zat: dat is geen pech, maar planning die te laat begon.
Deze checklist rekent terug vanaf de eerste beursdag. Hij is geschreven voor exposanten — het bedrijf met de stand, niet de organisator — en past bij een beurs van twee tot vijf dagen met een standteam van vijf tot vijftig mensen.
Waarom een vaste tijdlijn loont
Beurzen zijn geen eenmalige projecten. In de AUMA-Aussteller-Ausblick 2026/2027 verwachtten Duitse exposanten gemiddeld 5,1 beursdeelnames, na 5,4 het jaar ervoor. Wie dezelfde voorbereiding vijf keer per jaar doorloopt, heeft veel aan een tijdlijn die je kunt hergebruiken in plaats van steeds opnieuw uit te vinden.
De vloerruimte gaat eerst. Bij grote internationale beurzen liggen aanmeld- en prijsdeadlines ruim voor het evenement: voor InnoTrans 2026 (22–25 september) was de laatste prijsdeadline 25 augustus 2026. Zoek bij elke beurs eerst de deadlines van de organisator op en plan vanaf daar terug.
De tijdlijn in één oogopslag
Wat je wanneer doet — en wie het oppakt
| Wanneer | Taken | Eigenaar |
|---|---|---|
| 6+ maanden vooraf | Doelen (afspraken, leads, lanceringen) en budget vastleggen; standgrootte en -locatie kiezen; standaanmelding insturen; alle deadlines van de organisator noteren. | Marketingmanager, directie |
| 3 maanden vooraf | Standbouwer briefen of boeken; standteam kiezen; hotelkamers reserveren; belangrijke klanten uitnodigen. | Marketing, salesmanagers |
| 6 weken vooraf | Klantafspraken in tijdvakken en ruimtes zetten; reizen boeken; exposantenbadges, parkeren en catering bestellen; afspreken hoe gesprekken worden vastgelegd. | Sales, beurscoördinator |
| 2 weken vooraf | Standrooster rond de afspraken afmaken; materiaal verzenden; productdemo’s en een briefing van één pagina voorbereiden. | Beurscoördinator |
| 1 week vooraf | Het hele team briefen (doelen, sleutelklanten, wie waar is); agenda-uitnodigingen versturen; controleren of iedereen een badge, bed en vervoer heeft. | Beurscoördinator, team |
| Tijdens de beurs | Inchecken wie er op de stand staat; elk gesprek met een eigenaar vastleggen; korte evaluatie aan het eind van elke dag. | Hele team |
| Eerste week erna | Elke lead opvolgen; toegezegde offertes en materiaal sturen; evaluatie houden zolang alles vers is. | Sales, marketing |
Vijf valkuilen die het meest kosten
- Het standrooster vóór de afspraken plannen — dan botst het rooster steeds met gesprekken.
- Aankomsttijden als standtijden behandelen — wie om 10:00 landt, staat niet om 10:00 op de stand.
- Hotels als laatste boeken — in beursweken zijn kamers dicht bij het terrein snel weg.
- Geen afspraak over hoe leads worden vastgelegd — visitekaartjes belanden in vijf verschillende zakken.
- Geen eigenaar per taak — “iemand regelt de badges” betekent: niemand.
Houd het op één plek
Een tijdlijn werkt alleen als het hele team dezelfde versie ziet. Rondgemailde spreadsheets vallen binnen een paar dagen uiteen in kopieën. Zet afspraken, standrooster, reis en hotels in één gedeelde planning die voor iedereen bijwerkt.
Lees verder: standbemanning plannen · afspraken plannen op een beurs
Bronnen
Dit alles in één gedeelde planning
BoothManager brengt afspraken, standbemanning, check-in, reis en leads samen in één planning die live bijwerkt voor het hele team. Eén prijs per bedrijf, gehost in Frankfurt.