Messevorbereitung: Checkliste für Aussteller in sechs Monaten
Was sechs Monate, drei Monate, sechs Wochen und eine Woche vor der Messe zu tun ist – mit Zeitleiste, Aufgabentabelle und klaren Zuständigkeiten.
Aktualisiert am 30. September 2026
Die meisten Messeprobleme entscheiden sich Monate vor der Eröffnung. Der Stand, der zu spät kommt, der Kollege ohne Ausstellerausweis, der wichtige Kunde, dessen Kalender schon voll war: Das ist kein Pech, sondern Planung, die zu spät begonnen hat.
Diese Checkliste rechnet vom ersten Messetag rückwärts. Sie richtet sich an Aussteller – das Unternehmen mit dem Stand, nicht an den Veranstalter – und passt zu einer Messe von zwei bis fünf Tagen mit einem Standteam von fünf bis fünfzig Personen.
Warum sich eine feste Zeitleiste lohnt
Messen sind keine Einzelprojekte. Im AUMA-Aussteller-Ausblick 2026/2027 rechneten deutsche Aussteller im Schnitt mit 5,1 Messebeteiligungen, nach 5,4 im Vorjahr. Wer dieselbe Vorbereitung fünfmal im Jahr durchläuft, profitiert enorm von einer wiederverwendbaren Zeitleiste, statt jedes Mal neu anzufangen.
Die Fläche kommt zuerst. Bei großen internationalen Messen liegen Anmelde- und Preisfristen lange vor der Veranstaltung: Für die InnoTrans 2026 (22.–25. September) war der letzte Preisstichtag der 25. August 2026. Ermitteln Sie bei jeder Messe zuerst die Fristen des Veranstalters und planen Sie von dort rückwärts.
Die Zeitleiste im Überblick
Was wann zu tun ist – und wer verantwortlich ist
| Wann | Aufgaben | Verantwortlich |
|---|---|---|
| 6+ Monate vorher | Ziele (Termine, Leads, Produktneuheiten) und Budget festlegen; Standgröße und -lage entscheiden; Standanmeldung einreichen; alle Fristen des Veranstalters notieren. | Marketingleitung, Geschäftsführung |
| 3 Monate vorher | Messebauer briefen oder beauftragen; Standteam auswählen; Hotelzimmer reservieren; wichtige Kunden einladen. | Marketing, Vertriebsleitung |
| 6 Wochen vorher | Kundentermine in Zeitfenster und Räume legen; Reisen buchen; Ausstellerausweise, Parkplätze und Catering bestellen; festlegen, wie Gespräche erfasst werden. | Vertrieb, Messekoordination |
| 2 Wochen vorher | Standdienstplan um die Termine herum fertigstellen; Material versenden; Produktdemos und ein einseitiges Briefing vorbereiten. | Messekoordination |
| 1 Woche vorher | Das ganze Team briefen (Ziele, Schlüsselkunden, wer wo ist); Kalendereinladungen versenden; prüfen, dass alle Ausweis, Bett und Anreise haben. | Messekoordination, Team |
| Während der Messe | Einchecken, wer am Stand ist; jedes Gespräch mit verantwortlicher Person erfassen; kurzes Debriefing am Ende jedes Tages. | Ganzes Team |
| Erste Woche danach | Jeden Lead nachfassen; zugesagte Angebote und Unterlagen senden; Auswertung durchführen, solange die Eindrücke frisch sind. | Vertrieb, Marketing |
Fünf Fehler, die am meisten kosten
- Den Standdienstplan vor den Terminen planen – dann kollidiert er ständig mit Gesprächen.
- Ankunftszeiten als Standzeiten behandeln – wer um 10:00 Uhr landet, steht nicht um 10:00 Uhr am Stand.
- Hotels zuletzt buchen – in Messewochen sind Zimmer in Messenähe früh weg.
- Keine Absprache, wie Leads erfasst werden – Visitenkarten landen in fünf verschiedenen Taschen.
- Keine verantwortliche Person pro Aufgabe – „jemand kümmert sich um die Ausweise“ heißt: niemand.
Alles an einem Ort
Eine Zeitleiste funktioniert nur, wenn das ganze Team dieselbe Version sieht. Per Mail verschickte Tabellen zerfallen innerhalb weniger Tage in Kopien. Legen Sie Termine, Standdienst, Reisen und Hotels in einen gemeinsamen Plan, der sich für alle aktualisiert.
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Quellen
All das in einem gemeinsamen Plan
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