Privacyverklaring

BoothManager is software voor standplanning. Bij het gebruik worden persoonsgegevens verwerkt — namen van klanten, contacten, wat je besproken hebt. Deze pagina legt uit wat we verwerken, waarom, waar het staat en welke rechten mensen hebben.

Versie: 29 september 2026.

Dit is een eerlijk werkconcept op basis van hoe het systeem nu echt draait. Het moet vóór gebruik nog juridisch worden getoetst door een jurist / functionaris gegevensbescherming, en de met “nog aan te vullen” gemarkeerde velden hebben de juridische gegevens van je organisatie nodig.

Wie is verantwoordelijk

Twee rollen, want het maakt uit wie beslist wat er met de data gebeurt.

Jouw bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke voor klantdata: Het bedrijf dat BoothManager gebruikt bepaalt welke beurscontacten en klanten worden opgeslagen en waarom. Heide Ventures (het bedrijf achter BoothManager) verwerkt die data alleen in opdracht (verwerker). Een standaard verwerkersovereenkomst staat klaar in de app — een bedrijfsbeheerder kan die bekijken en accepteren onder Bedrijfsinstellingen.
Heide Ventures is verantwoordelijke voor accountdata: Voor de inlogaccounts van app-gebruikers (naam, e-mail) is Heide Ventures (KvK 30252428, handelsnaam BoothManager) verantwoordelijke. Contact: info@boothmanager.eu. Gegevens FG: nog aan te vullen.

Wat we verwerken

Account: Naam en e-mailadres van collega's die inloggen.
Klanten & beurscontacten: Naam, bedrijf, functie, e-mail, telefoon, land, notities en een tag — zoals door je team ingevoerd of geïmporteerd.
Planning & logistiek: Afspraken en wie erbij was, reis (aankomst/vertrek, hotel en een kenteken voor parkeren), check-in-tijden, en een badge of ticket dat een collega van zichzelf uploadt.
Facturatie (alleen als je bedrijf online een abonnement afsluit): De status van het abonnement en de klantreferentie bij Stripe. Factuurcontact, adres, btw-nummer en kaartgegevens worden op de pagina’s van Stripe ingevuld en blijven bij Stripe.
Geen tracking: Alleen functionele cookies (thema, taal) en de inlogsessie. Geen analytics, advertenties of tracking door derden — daarom is er geen cookiebanner nodig.

Waarom, en op welke grondslag

Om de dienst te leveren: Data wordt verwerkt om jouw bedrijf standplanning te bieden onder onze overeenkomst met hen. Accountdata rust op die overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilig product.
Beurscontacten: Het opslaan van leads en klanten berust meestal op het gerechtvaardigd belang van jouw bedrijf (zakelijke contacten opvolgen), of op toestemming waar dat geldt. Als verantwoordelijke bepaalt en documenteert jouw bedrijf deze grondslag.

Waar het staat

In de EU: Database én applicatie draaien beide in Frankfurt (Supabase eu-central-1, Vercel fra1). De uitzonderingen zijn de optionele diensten onder ‘Wie komt er nog meer bij de gegevens’; bij elk staat waar die draait.
Beschermd: Versleuteld onderweg (HTTPS) en in rust (AES-256), per bedrijf gescheiden met row-level security. Zie de beveiligingspagina voor details.

Wie de data verder aanraakt

De volledige lijst subverwerkers, gewoon benoemd.

Supabase — database & login: Draait op AWS in Frankfurt. Supabase Inc. is een Amerikaans bedrijf; de data zelf blijft in de EU.
Vercel — hosting: Draait in Frankfurt. Vercel Inc. is een Amerikaans bedrijf; de data zelf blijft in de EU.
Push-meldingen (alleen indien aan): Zet een collega meldingen aan, dan bezorgt de pushdienst van de browser (Google, Apple of Mozilla) de melding. Alleen een apparaat-token en het bericht zijn betrokken.
Resend — agenda-sync e-mail (alleen bij gebruik): Verstuurt de e-mail voor "Uitnodiging versturen" en ontvangt mail die in cc naar het syncadres van je bedrijf gaat, alleen voor die optionele functie. Een Amerikaans bedrijf; anders dan bij Supabase en Vercel hierboven hebben we daarvoor geen bevestigde EU-only opslaglocatie — wat dat in de praktijk betekent staat op /security.
Stripe — betalingen (alleen als je bedrijf online een abonnement afsluit): Verzorgt het afrekenen, de kaartbetaling en de facturen wanneer een beheerder online een abonnement afsluit. Stripe is een Amerikaans bedrijf met een Europese vestiging in Ierland. Kaartgegevens komen nooit bij BoothManager; wij bewaren alleen de status van het abonnement.
Anthropic — visitekaartjes lezen met AI (alleen als je bedrijf het aanzet): Standaard uit. Zet een beheerder het aan, dan gaat de foto van een gescand visitekaartje naar Anthropic, een Amerikaanse AI-aanbieder, om de contactgegevens te lezen. Die verwerking vindt buiten de EU plaats. BoothManager slaat de foto niet op.

Hoe lang we bewaren

Zolang in gebruik, tot verwijdering: Data wordt bewaard zolang het account actief is en verwijderd wanneer je het wist of het account sluit. Een vaste bewaartermijn per soort gegeven moet je organisatie nog vaststellen.

Jouw rechten

Iedereen wiens gegevens worden verwerkt kan deze onder de AVG uitoefenen.

Inzage & overdraagbaarheid: Opvragen wat is opgeslagen en een kopie krijgen. Beheerders kunnen de data van een klant uit de app exporteren; voor overige data, neem contact op.
Rectificatie: Onjuiste gegevens laten corrigeren — klant- en accountgegevens zijn in de app te bewerken.
Verwijdering: Gegevens laten wissen. Een klant verwijderen wist het record en de koppelingen; vraag ons als je een volledige verwijdering ook in oudere afspraken nodig hebt.
Bezwaar & klacht: Bezwaar maken tegen verwerking, en een klacht indienen bij een toezichthouder (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens).

Een recht uitoefenen of een vraag?

Voor klant-/leaddata lopen verzoeken via het bedrijf dat BoothManager gebruikt (de verantwoordelijke) en helpen wij daarbij. Voor accountdata of vragen over deze verklaring: info@boothmanager.eu.

Lees de beveiligingsdetails →

← Terug naar home