Datenschutzerklärung

BoothManager ist eine Software zur Standplanung. Bei der Nutzung werden personenbezogene Daten verarbeitet — Namen von Kunden, Kontakte, Gesprächsinhalte. Diese Seite erklärt, was wir verarbeiten, warum, wo die Daten liegen und welche Rechte die betroffenen Personen haben.

Stand: 29. September 2026.

Dies ist ein ehrlicher Arbeitsentwurf auf Basis des tatsächlichen Systembetriebs. Er muss vor der Verwendung von einer Juristin/einem Juristen bzw. dem Datenschutzbeauftragten geprüft werden; die mit „noch zu ergänzen“ markierten Angaben brauchen die Rechtsdaten Ihres Unternehmens.

Wer verantwortlich ist

Zwei Rollen — denn es zählt, wer über die Daten entscheidet.

Ihr Unternehmen ist Verantwortlicher für Kundendaten: Das Unternehmen, das BoothManager nutzt, entscheidet, welche Messekontakte und Kunden gespeichert werden und warum. Heide Ventures (das Unternehmen hinter BoothManager) verarbeitet diese Daten nur auf Weisung (Auftragsverarbeiter). Ein Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag steht in der App bereit — eine Unternehmens-Administratorin oder ein -Administrator kann ihn unter Unternehmenseinstellungen prüfen und annehmen.
Heide Ventures ist Verantwortlicher für Kontodaten: Für die Login-Konten der App-Nutzer (Name, E-Mail) ist Heide Ventures (KvK 30252428, Handelsname BoothManager) Verantwortlicher. Kontakt: info@boothmanager.eu. Angaben zum Datenschutzbeauftragten: noch zu ergänzen.

Was wir verarbeiten

Konto: Name und E-Mail-Adresse der Kolleginnen und Kollegen, die sich anmelden.
Kunden & Messekontakte: Name, Firma, Funktion, E-Mail, Telefon, Land, Notizen und ein Tag — wie von Ihrem Team eingegeben oder importiert.
Planung & Logistik: Termine und Teilnehmende, Anreise (An-/Abreise, Hotel und ein Kfz-Kennzeichen fürs Parken), Check-in-Zeiten sowie ein von der Person selbst hochgeladener Ausweis/Ticket.
Abrechnung (nur wenn Ihr Unternehmen online abonniert): Der Abonnementstatus und die Kundenreferenz bei Stripe. Rechnungskontakt, Anschrift, USt-IdNr. und Kartendaten werden auf den Seiten von Stripe eingegeben und bleiben bei Stripe.
Kein Tracking: Nur funktionale Cookies (Design, Sprache) und die Login-Sitzung. Keine Analyse, keine Werbung, kein Drittanbieter-Tracking — daher kein Cookie-Banner nötig.

Warum und auf welcher Grundlage

Zum Betrieb des Dienstes: Die Daten werden verarbeitet, um Ihrem Unternehmen die Standplanung im Rahmen unseres Vertrags bereitzustellen. Kontodaten stützen sich auf diesen Vertrag und unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Produkt.
Messekontakte: Das Speichern von Leads und Kunden beruht in der Regel auf dem berechtigten Interesse Ihres Unternehmens (Nachfassen von Geschäftskontakten) oder ggf. auf Einwilligung. Als Verantwortlicher legt Ihr Unternehmen diese Grundlage fest und dokumentiert sie.

Wo die Daten liegen

In der EU: Datenbank und Anwendung laufen beide in Frankfurt (Supabase eu-central-1, Vercel fra1). Die Ausnahmen sind die optionalen Dienste unter „Wer noch mit den Daten in Berührung kommt“; bei jedem steht, wo er läuft.
Geschützt: Verschlüsselt bei der Übertragung (HTTPS) und im Ruhezustand (AES-256), pro Unternehmen durch Row-Level-Security getrennt. Details auf der Sicherheitsseite.

Wer die Daten sonst berührt

Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter, offen genannt.

Supabase — Datenbank & Login: Läuft auf AWS in Frankfurt. Supabase Inc. ist ein US-Unternehmen; die Daten selbst bleiben in der EU.
Vercel — Hosting: Läuft in Frankfurt. Vercel Inc. ist ein US-Unternehmen; die Daten selbst bleiben in der EU.
Push-Benachrichtigungen (nur wenn aktiviert): Aktiviert jemand Benachrichtigungen, stellt der Push-Dienst des Browsers (Google, Apple oder Mozilla) die Meldung zu. Beteiligt sind nur ein Gerätetoken und die Nachricht.
Resend — Kalender-Sync-E-Mail (nur bei Nutzung): Versendet die E-Mail für „Einladung senden" und empfängt Mail, die an die Sync-Adresse Ihres Unternehmens in Cc gesetzt wird — nur für diese optionale Funktion. Ein US-Unternehmen; anders als bei Supabase und Vercel oben haben wir dafür keinen bestätigten reinen EU-Speicherort — was das praktisch bedeutet, steht unter /security.
Stripe – Zahlungen (nur wenn Ihr Unternehmen online abonniert): Übernimmt Bezahlvorgang, Kartenzahlung und Rechnungen, wenn eine Administratorin oder ein Administrator online abonniert. Stripe ist ein US-Unternehmen mit europäischer Gesellschaft in Irland. Kartendaten erreichen BoothManager nie; wir speichern nur den Abonnementstatus.
Anthropic — Visitenkarten per KI lesen (nur wenn Ihre Firma es einschaltet): Standardmäßig aus. Schaltet ein Administrator es ein, geht das Foto einer gescannten Visitenkarte an Anthropic, einen US-amerikanischen KI-Anbieter, um die Kontaktdaten zu lesen. Diese Verarbeitung findet außerhalb der EU statt. BoothManager speichert das Foto nicht.

Wie lange wir speichern

Während der Nutzung, bis zur Löschung: Daten werden gespeichert, solange das Konto aktiv ist, und entfernt, wenn Sie sie löschen oder das Konto schließen. Eine feste Aufbewahrungsfrist je Datenart ist von Ihrem Unternehmen noch festzulegen.

Ihre Rechte

Jede betroffene Person kann diese Rechte nach der DSGVO ausüben.

Auskunft & Übertragbarkeit: Erfragen, was gespeichert ist, und eine Kopie erhalten. Admins können die Daten eines Kunden aus der App exportieren; für weitere Daten kontaktieren Sie uns.
Berichtigung: Unrichtige Daten korrigieren lassen — Kunden- und Kontodaten sind in der App bearbeitbar.
Löschung: Daten löschen lassen. Das Löschen eines Kunden entfernt den Datensatz und die Verknüpfungen; melden Sie sich, wenn eine vollständige Löschung auch in älteren Terminen nötig ist.
Widerspruch & Beschwerde: Der Verarbeitung widersprechen und sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.

Ein Recht ausüben oder eine Frage?

Für Kunden-/Lead-Daten laufen Anfragen über das Unternehmen, das BoothManager nutzt (den Verantwortlichen), und wir unterstützen dabei. Für Kontodaten oder Fragen zu dieser Erklärung: info@boothmanager.eu.

Zu den Sicherheitsdetails →

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