Afspraken plannen op een beurs — zonder dat de stand leeg staat
Klantafspraken vooraf inplannen, tijdvakken en ruimtes kiezen, dubbele boekingen voorkomen en de stand bemand houden — met voorbeelddagplanning.
Bijgewerkt op 30 september 2026
Voor veel B2B-exposanten is de vooraf geplande afspraak de echte reden om op een beurs te staan. Klanten uit een tiental landen zijn een paar dagen in één hal; een afspraak die anders een vlucht kost, is hier een wandeling door het gangpad. Maar afspraken trekken ook mensen van de stand — en een lege stand mist de bezoekers die je niet had ingepland.
Deze gids laat zien hoe je afspraken zo plant dat allebei lukt: de geplande gesprekken én de spontane bezoekers.
Waarom vooraf plannen
Grote beurzen zijn druk en kort. InnoTrans 2024 trok 169.214 bezoekers in vier dagen; je belangrijkste klanten hebben hun eigen agenda en tientallen andere stands. Juist de klanten die je het liefst spreekt, vullen hun agenda weken vooraf — de uitnodiging moet er dus zijn voordat die vol zit, meestal vier tot zes weken van tevoren.
Een geplande afspraak verandert ook het gesprek. De klant komt voorbereid, de juiste collega is er, en er is een ruimte of rustige hoek in plaats van een geroepen gesprek in het gangpad.
Tijdvakken die werken
| Vorm | Duur | Waar | Wie van jullie kant |
|---|---|---|---|
| Kennismaking / eerste gesprek | 30 min | Statafel op de stand | Eén salescollega |
| Bestaande klant, projectupdate | 45 min | Vergaderruimte of hoek | Accountmanager + specialist |
| Technische verdieping of demo | 60 min | Ruimte met scherm | Specialist + accountmanager |
| Gesprek op directieniveau | 30–45 min | Vergaderruimte | Directie + accountmanager |
| Lunch of diner | 90–120 min | Buiten de stand | Gastheer + één collega |
Een voorbeelddag: eerst afspraken, dan bezetting
Het diagram toont één beursdag voor vier collega’s. Eerst zijn de afspraken ingepland, de standdienst vult de gaten en de pauzes zijn gespreid, zodat er altijd minstens twee mensen op de stand staan. Het is een voorbeeld, geen norm — maar het principe geldt voor elke teamgrootte.
Voorkom dubbele boekingen
De meest gemaakte planningsfout op een beurs is de dubbele boeking: een collega in twee afspraken tegelijk, of twee afspraken in één ruimte. Controleer bij elke nieuwe afspraak drie dingen:
- Is iedereen van jullie kant vrij — en die dag ook echt op de beurs (aankomst en vertrek)?
- Is de ruimte of tafel het hele tijdvak vrij, inclusief buffer?
- Staan er in dat tijdvak nog genoeg mensen op de stand voor spontane bezoekers?
Uitnodigingen en bevestigingen
Een afspraak die alleen in jouw planning staat, bestaat niet voor de klant. Stuur een echte agenda-uitnodiging, bevestig de dag ervoor en zorg dat de klant weet waar hij moet zijn.
| Gegeven | Waarom |
|---|---|
| Hal, standnummer en ontmoetingsplek | Groot terrein; “onze stand” is geen adres |
| Datum, begin- en eindtijd met tijdzone | Internationale gasten, agenda-apps |
| Namen van jullie deelnemers | De klant weet naar wie hij moet vragen |
| Een mobiel nummer voor die dag | Bij vertraging of verdwalen |
| Doel van de afspraak | Beide kanten komen voorbereid |
Op de beursdag
Afspraken lopen uit en klanten komen onaangekondigd langs. Wat helpt, is een live overzicht dat het hele team ziet: wat loopt er nu, wat komt er hierna, wie staat er op de stand. Dan ziet iedereen meteen of hij kan aansluiten bij een afspraak of bij de balie moet blijven.
Lees ook: standbemanning plannen · beursleads opvolgen
Bronnen
Dit alles in één gedeelde planning
BoothManager brengt afspraken, standbemanning, check-in, reis en leads samen in één planning die live bijwerkt voor het hele team. Eén prijs per bedrijf, gehost in Frankfurt.