Standbemanning plannen voor een beurs
Bijgewerkt op 30 september 2026
Een beursstand is zo goed als de mensen die erop staan. Te weinig, en bezoekers lopen door; te veel, en collega’s staan te wachten terwijl hun eigen klanten ergens anders op hen wachten. Deze gids laat stap voor stap zien hoe ervaren exposanten de standbemanning plannen, en sluit af met een checklist voor je volgende beurs.
1. Begin met de afspraken, niet met het rooster
Vooraf geplande afspraken met klanten en prospects zijn de waardevolste uren van een beurs. Zet die als eerste in de planning, met wie erbij is en in welke ruimte of hoek van de stand. Vul pas daarna de overige uren met standdienst. Andersom gepland botst het rooster steeds met afspraken en loopt de stand leeg precies wanneer het druk wordt.
2. Bepaal de bezetting per tijdvak
Deel elke dag op in tijdvakken van een à twee uur en bepaal per tijdvak hoeveel mensen vrij moeten zijn voor spontane bezoekers. De uren na opening en rond lunchtijd zijn meestal het drukst. Zorg in elk tijdvak voor minstens één persoon met productkennis en één die de voertaal van de bezoekers spreekt — en tel wie in een afspraak zit niet mee als bezetting.
3. Reistijden zijn geen standtijden
Een collega die om 10:00 landt, staat niet om 10:00 op de stand. Leg aankomst en vertrek vast als reistijden en plan de standdienst met transfer, inchecken in het hotel en het ophalen van de badge ertussen. Hetzelfde op de laatste dag: wie om 16:00 vliegt, verlaat de stand rond de lunch.
4. Plan pauzes en houd diensten menselijk
De hele dag staan en praten is vermoeiend, en vermoeide mensen voeren slechtere gesprekken. Geef iedereen echte pauzes buiten de stand, spreid de lunch over het team en zet op een meerdaagse beurs niet steeds dezelfde persoon op elk eerste en laatste uur.
5. Check in op de dag zelf
Plannen veranderen: treinen hebben vertraging, afspraken lopen uit, iemand wordt ziek. Leg op de beursdag vast wie er echt is en wanneer iemand vertrekt. Een gedeeld, live overzicht van wie er nu op de stand staat scheelt veel telefoontjes — en laat meteen zien waar een gat ontstaat.
6. Regel hotels, badges, parkeren en het teamdiner
Exposantenbadges, hotelnachten, parkeren en het teamdiner vergeet je makkelijk en zijn op het laatste moment lastig te regelen. Houd ze bij op dezelfde plek als de standbemanning, zodat één overzicht laat zien of iedereen op het rooster ook een badge, een bed en vervoer heeft.
7. Plan de opvolging voordat de beurs voorbij is
Het grootste deel van de opbrengst van een beurs komt erna: de offertes, demo’s en telefoontjes die op de stand zijn toegezegd. Leg elk gesprek vast met wat er is afgesproken en wie het oppakt, en zet er een datum bij. In de eerste week na de beurs zijn leads nog warm.
Checklist standbemanning
- Alle geplande afspraken staan in de planning, met deelnemers en ruimte
- In elk tijdvak zijn genoeg mensen vrij voor spontane bezoekers
- In elk tijdvak staan productkennis en de juiste talen op de stand
- Aankomst en vertrek zijn gepland als reistijden, inclusief transfer
- Iedereen heeft pauzes, niemand doet elk eerste en laatste uur
- Iedereen op het rooster heeft een badge, een hotelnacht en vervoer
- Op de beursdag is te zien wie er echt op de stand staat
- Elk gesprek krijgt een eigenaar en een opvolgdatum
Dit alles in één gedeelde planning
BoothManager brengt afspraken, standbemanning, check-in, reis en leads samen in één planning die live bijwerkt voor het hele team. Eén prijs per bedrijf, gehost in Frankfurt.