Standbesetzung auf der Messe planen
Aktualisiert am 30. September 2026
Ein Messestand ist nur so gut wie die Menschen, die dort stehen. Sind es zu wenige, gehen Besucher vorbei; sind es zu viele, stehen Kolleginnen und Kollegen herum, während ihre eigenen Kunden anderswo warten. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie erfahrene Aussteller die Standbesetzung planen – mit einer Checkliste für Ihre nächste Messe.
1. Erst die Termine, dann der Dienstplan
Vorab vereinbarte Termine mit Kunden und Interessenten sind die wertvollsten Stunden einer Messe. Tragen Sie sie zuerst ein – mit Teilnehmenden und Raum oder Standbereich. Erst danach füllen Sie die übrigen Stunden mit Standdienst. Andersherum geplant, kollidiert der Dienstplan ständig mit Terminen, und der Stand leert sich genau dann, wenn es voll wird.
2. Die nötige Besetzung pro Zeitfenster festlegen
Teilen Sie jeden Tag in Zeitfenster von ein bis zwei Stunden und legen Sie fest, wie viele Personen darin für spontane Besucher frei sein müssen. Die Stunden nach Einlass und rund um die Mittagszeit sind meist am vollsten. Sorgen Sie in jedem Zeitfenster für mindestens eine Person mit Produktwissen und eine, die die Hauptsprache der Besucher spricht – und zählen Sie Personen im Termin nicht als Standbesetzung mit.
3. Reisezeiten sind keine Standzeiten
Wer um 10:00 Uhr landet, steht nicht um 10:00 Uhr am Stand. Erfassen Sie Ankunft und Abreise als Reisezeiten und planen Sie den Standdienst mit Transfer, Hotel-Check-in und Ausweisabholung dazwischen. Dasselbe gilt für den letzten Tag: Wer um 16:00 Uhr fliegt, verlässt den Stand gegen Mittag.
4. Pausen einplanen, Schichten menschlich halten
Den ganzen Tag stehen und reden ist anstrengend, und müde Menschen führen schlechtere Gespräche. Planen Sie echte Pausen abseits des Stands ein, verteilen Sie die Mittagspausen über das Team und setzen Sie bei mehrtägigen Messen nicht dieselbe Person für jede erste und letzte Stunde ein.
5. Am Messetag einchecken
Pläne ändern sich: Züge verspäten sich, Termine dauern länger, jemand wird krank. Halten Sie am Messetag fest, wer tatsächlich da ist und wann er oder sie geht. Eine gemeinsame Live-Ansicht, wer gerade am Stand ist, spart viele Telefonate – und zeigt sofort, wo eine Lücke entsteht.
6. Hotels, Ausweise, Parkplätze und das Teamessen klären
Ausstellerausweise, Hotelnächte, Parkplätze und das Teamessen sind schnell vergessen und kurzfristig schwer zu retten. Führen Sie sie am selben Ort wie die Standbesetzung, damit eine Übersicht zeigt, ob alle im Dienstplan auch einen Ausweis, ein Bett und eine Anreise haben.
7. Die Nachbereitung vor Messeende planen
Der größte Teil des Messeerfolgs entsteht danach: die Angebote, Demos und Anrufe, die am Stand versprochen wurden. Erfassen Sie jedes Gespräch mit dem Vereinbarten und der verantwortlichen Person, und setzen Sie ein Datum. In der ersten Woche nach der Messe sind Leads noch warm.
Checkliste Standbesetzung
- Alle vereinbarten Termine stehen im Plan, mit Teilnehmenden und Raum
- In jedem Zeitfenster sind genug Personen für spontane Besucher frei
- In jedem Zeitfenster sind Produktwissen und die richtigen Sprachen am Stand
- Anreise und Abreise sind als Reisezeiten geplant, inklusive Transfer
- Alle haben Pausen, niemand übernimmt jede erste und letzte Stunde
- Alle im Dienstplan haben Ausstellerausweis, Hotelnacht und Anreise
- Am Messetag ist sichtbar, wer tatsächlich am Stand ist
- Jedes Gespräch bekommt eine verantwortliche Person und ein Nachfass-Datum
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